เคล็ดลับการเขียนรายงานการประชุมสำหรับมือใหม่

หากวันนี้เราได้รับหน้าที่เป็นเลขานุการ หรือ รับผิดชอบตำแหน่งงานธุรการในองค์กร หน้าที่หลักสำคัญประการหนึ่งก็คือ การเขียนรายงานการประชุมเพื่อนำเสนอต่อหัวหน้า เจ้านาย หรือ เหล่าคณะกรรมการในที่ประชุมเพื่อรับรองผลการประชุมอีกครั้งหนึ่ง เลขามือใหม่อย่างเรา จะรับมือกับสถานการณ์นี้อย่างไรดี เรามีคำแนะนำมาฝากกัน

ทำการบ้านด้วยการอ่านรายงานการประชุม

ถึงแม้ว่าเราจะเป็นเลขามือใหม่ แต่องค์กรของเราไม่ใหม่ด้วยแน่นอน สิ่งแรกที่เราต้องเตรียมตัวทำการบ้านมาก่อนก็คือ การกลับไปอ่านรายงานการประชุมที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้อย่างน้อย 2-5 ครั้งขึ้นไป เพื่อให้เราเห็นต้นแบบการทำงานของชิ้นเดิม(ไม่จำเป็นต้องทำตาม) รวมถึงอ่านเพื่อดูด้วยว่าเกิดอะไรขึ้นในครั้งที่แล้ว บางอย่างอาจจะมีผลภาระผูกผันมาถึงการประชุมที่เรากำลังจะเข้าไปด้วย

ศึกษาวาระการประชุม

ก่อนจะเข้าประชุม อย่างน้อย 1-3 วัน เราต้องทำการบ้านอีกข้อหนึ่งก็คือ การเตรียมวาระการประชุมว่าจะการประชุมครั้งนี้มีผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดกี่คน ใครบ้าง วาระการประชุมมีเรื่องอะไรบ้าง มีอะไรเป็นเรื่องเร่งด่วน จำเป็น ฉุกเฉิน หรือ เรื่องที่ต้องลงมติหรือไม่ วาระการประชุมตรงนี้เราต้องพิมพ์เพื่อนำเสนอหัวหน้าของเราที่จะเป็นประธานในที่ประชุมก่อนเพื่อให้ท่านรับรองจากนั้นพิมพ์เป็นเอกสารแจกผู้เข้าร่วมประชุม

ตั้งสติ อย่าตื่นเต้น

เชื่อว่าครั้งแรกของการเข้าประชุมในฐานะเลขาของท่านประธานในที่ประชุม เราต้องตื่นเต้นอย่างแน่นอน แนะนำว่าควรสงบใจไว้ให้นิ่ง อย่าตื่นเต้น หรือ แสดงออกทางสีหน้า ยิ่งเราตื่นเต้นจะทำให้เราจดวาระการประชุมได้ผิดพลาด จนทำให้ผลสรุปการประชุมผิดพลาดไปด้วย ตั้งสติเอาไว้ เราทำได้แน่นอน

เครื่องบันทึกเสียง ต้องมี

ถ้าหากการประชุมนั้นใช้ระยะเวลายาวนาน เราขอแนะนำว่าเราต้องลงทุนกันหน่อย เครื่องบันทึกเสียงอาจจะต้องพกติดตัวเข้าไปด้วย เพื่อจะได้เป็นข้อมูลในการเช็คอีกครั้งหนึ่งว่า สาระสำคัญของการประชุม หรือ มติของที่ประชุมเป็นอย่างไร จะได้มาสรุปเป็นรายงานการประชุมได้ถูกต้อง ไม่แนะนำให้ใช้โทรศัพท์อัดเกิดเสียงเรียกเข้าขึ้นมาก็แย่อีก และไม่ควรนำโทรศัพท์เข้าไปด้วยเพื่อให้เรามีใจจดจ่ออยู่กับการประชุมอย่างเต็มที่

เรื่องลงมติ อย่าลืมสรุปอีกครั้ง

วาระการประชุม สิ่งที่เลขามือใหม่อย่างเราต้องไม่พลาดเลยก็คือ ผลการลงมติของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง หรือ สิ่งที่ประชุมมอบหมายงาน ภารกิจ เรื่องนี้เราแนะนำว่าควรสรุปต่อที่ประชุมอีกครั้งก่อนจะผ่านไปเรื่องอื่น เพื่อเป็นการย้ำถึงมติที่ประชุมอีกครั้งหนึ่ง บางครั้งเวลาประชุมพูดคุยกันดิบดี แต่พอลงมติ สรุปกลับไม่มีก็มี ซึ่งหากยังไม่สรุป เราอาจจะสะกิดเพื่อให้ท่านประธานรวบรัดที่ประชุมเพื่อสรุปให้ชัดเจนอีกครั้ง ก็ได้