เคล็ดลับการสร้างบทบาทของตนเองในการประชุม

หลายคนคงจะรู้สึกว่าเวลาที่ต้องเข้าประชุมทุกครั้งมักเต็มไปด้วยความกดดัน ยิ่งถ้าเตรียมตัวไปไม่พร้อมเราก็จะกลายเป็นจุดสนใจซึ่งคงไม่ใช่จุดที่ดีนัก แต่ถ้าหากเรารู้เคล็ดลับการสร้างบทบาทในการเข้าร่วมประชุมอย่างไร ให้รู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมและทำให้การประชุมนั้นเกิดประสิทธิภาพที่แท้จริงมีอะไรบ้าง มาดูกันคะ

  1. เข้าห้องประชุมให้ตรงเวลา

การตรงต่อเวลาถือได้ว่าเป็นมารยาททางสังคมที่สำคัญที่ทุกคนควรต้องมีและปฎิบัติให้ได้ ฉะนั้นเราจึงควรเข้าไปรอในห้องประชุมก่อนเวลาสัก 3-5 นาที เพื่อเตรียมตัวในหัวข้อประเด็นต่างๆ และทำให้ผู้อื่นได้เห็นว่าเรามีความพร้อมในการประชุมมากเพียงใด ยิ่งสร้างความน่าเชื่อถือได้มากขึ้น

  1. เตรียมทุกอย่างให้เพียบพร้อม

ในการประชุมแต่ละครั้งแน่นอนว่ามักมีสิ่งที่เกินความคาดหวังเกิดขึ้นอยู่เสมอ เราจึงต้องเตรียมข้อมูลในหัวข้อที่ต้องเข้าประชุมให้พร้อมรวมทั้งเตรียมเผื่อไว้ในกรณีที่มีการคุยนอกเรื่องเพิ่มเติม หากว่ามีเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องพูดให้ครบทุกหัวข้อก็ได้ เลือกพูดแต่หัวข้อที่สำคัญๆและตรงประเด็นให้มากที่สุด เพราะผู้เข้าประชุมเองสามารถอ่านจากเอกสารเพิ่มเติมได้ หากเราพูดทุกหัวข้อจะทำให้การประชุมดูน่าเบื่อหน่ายและขาดความน่าสนใจในที่สุด

  1. ให้ความสำคัญกับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่หัวข้อในการประชุมเราควรกำหนดเวลาว่าจะใช้เวลาในการนำเสนอข้อมูลมากน้อยเพียงใด ต้องรวมไปถึงเวลาที่จะต้องตอบคำถามของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย เพราะการที่เราให้ความสำคัญในเรื่องนี้เท่ากับว่าเป็นการสร้างส่วนร่วมได้เป็นอย่างดี ส่งเสริมให้มีการโต้ตอบในระหว่างการประชุมซึ่งเป็นตัววัดว่าผู้เข้าร่วมประชุมสนใจหรือให้ความสำคัญในหัวข้อที่เรานำเสนอไปและรับรู้ในหัวข้อที่เราได้นำเสนอ

  1. จำกัดผู้เข้าร่วมประชุม

กรณีที่เราเป็นผู้นำในการประชุม การเชิญผู้เข้าร่วมประชุมควรคำนึงว่ามีหัวข้อในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับผู้ใดบ้างแล้วเลือกเชิญเฉพาะผู้นั้น เพราะหากเชิญคนที่ไม่ได้มีบทบาทกับหัวข้อ ก็จะทำให้เกิดความรู้สึกว่ามาประชุมไม่ได้ประโยชน์และเสียเวลา ถึงแม้ว่าจะเนื้อหาการประชุมจะเกี่ยวข้องกับแผนกที่ดังกล่าวแต่ไม่หมายความว่าทุกคนจะรับรู้เนื้อหาทั้งแผนก

ดังนั้นการสร้างบทบาทให้กับตนเองในการประชุมนั้น จะทำให้เราสามารถแสดงความคิดเห็นและมีผู้รับฟังและเสนอแนะเพิ่มเติมส่งผลให้เข้าใจในเนื้อหาการประชุมเพิ่มขึ้น อีกทั้งยังได้รับการยอมรับจากทุกคนสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวเองอีกด้วยคะ