จะจัดสัมมนาต้องวางแผนอย่างไร

สัมมนา  คือ การประชุมเพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกันในหมู่ผู้คนจำนวนมาก เพื่อค้นหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยผลของการสัมมนาจัดว่าเป็นเพียงข้อเสนอแนะเท่านั้น ซึ่งผู้เกี่ยวข้องจะนำไปปฏิบัติตามหรือไม่ปฏิบัติตามก็ได้ ตามวิจารณญาณของตนเอง

จะจัดสัมมนาต้องมีการวางแผนอย่างไร

1.เนื้อหา

ต้องมีการเตรียมตัวเรื่องสาระหรือเรื่องราวซึ่งจะนำมาจัดสัมมนา โดยประกอบด้วย

  • จุดมุ่งหมาย คือ จัดเพื่ออะไร
  • เรื่องที่จะนำมาจัดสัมมนา ต้องเป็นเรื่องมีประโยชน์ สามารถนำไปต่อยอดได้
  • หัวข้อเรื่อง เพื่อให้เห็นทิศทางของกรอบความคิดในเรื่องจะสัมมนาอย่างชัดเจน
  • กำหนดการสัมมนา วัน/เดือน/ปี ที่จัด เวลา สถานที่
  • ผลที่ได้รับจากการจัดสัมมนา ผู้เข้าร่วมจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง

2.บุคลากร

บุคคลอันเกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนา

วิทยากร คือ ผู้ทำหน้าที่บรรยาย , ถ่ายทอดความรู้ , ประสบการณ์ จากการใช้เทคนิควิธีการต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาด้วยความจริงใจ และพร้อมมอบความรู้อย่างเต็มที่ เพราะฉะนั้นผู้รับหน้าที่เป็นวิทยากรต้องเป็นบุคคลมีความรู้ ความสามารถ รวมทั้งประสบการณ์เฉพาะทาง ในเรื่องอันเกี่ยวข้องกับการสัมมนา

3.สถานที่ , เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่าง ๆ

เลือกห้องประชุมให้มีความเหมาะสมกับผู้เข้าร่วมการสัมมนา ดังนี้

  • ห้องประชุมใหญ่ คือ ห้องประชุมซึ่งใช้บรรยายความรู้ เพียบพร้อมไปด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆโดยต้องกำหนดที่นั่งไว้ว่า สามารถบรรจุผู้คนได้กี่คน และสถานที่ตั้งอยู่ไหน
  • ห้องประชุมย่อย คือ ห้องประชุมขนาดกลางหรือขนาดเล็ก เหมาะสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมไม่เยอะมาก

ห้องรับรอง คือ ห้องใช้รองรับวิทยากร , แขกพิเศษ เพื่อให้เขาเตรียมตัวก่อนการสัมมนา

อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ เช่น ไมโครโฟน , ลำโพงขยายเสียง , เครื่องฉายภาพ , สไลด์ ,กล้องถ่ายรูป , เทปบันทึกเสียง , อุปกรณ์ด้านแสง – สี – เสียงต่างๆ เป็นต้น

4.เวลา วัน เวลา

ผู้จัดสัมมนาควรมีการวางแผนไว้อย่างดี ว่าจะใช้ , วัน , เวลาใด ในการจัดสัมมนาจึงจะเหมาะสมที่สุด รวมทั้งมีความสะดวกแก่ทุกฝ่าย ถ้าใช้เวลาในการจัดสัมมนาน้อยเกินไปก็จะทำให้ผู้เข้าร่วม ไม่ได้ความรู้มากท่าไหร่นัก แต่ถ้าใช้เวลามากเกินไปก็อาจทำให้การสัมมนาน่าเบื่อได้

5.งบประมาณ

ในการจัดงานสัมมนา ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เพราะฉะนั้นผู้จัดสัมมนาจำเป็นต้องมีการจัดสรรวางแผนค่าใช้จ่ายให้ดี อย่างรอบคอบ เพื่อให้งบประมาณอยู่ในภาวะกำลังพอดี ไม่ขาดหรือไม่เกินจนเกินไป

  1. เอกสารประกอบการสัมมนา

สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่ง คือ การแจกเอกสารประกอบการสัมมนา ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคน ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญอันเกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องใช้บรรยาย

7.รายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา

ก่อนจะทำการจัด ต้องมีการปรึกษาหารือกันก่อนว่าจะเชิญใครมาบ้าง โดยผู้เข้าร่วมควรมีพื้นฐานความรู้ใกล้เคียงกัน จะช่วยให้การสัมมนาบรรลุผลตามเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น