การประชุมแบบไหนที่เรียกว่าการประชุมไม่ดีที่ไม่ควรทำ

ช่วงนี้หลายคนต้องทำงานแบบ work from home หรือการทำงานที่บ้าน เพื่อลดระยะห่างทางสังคม ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมสำคัญของการดำเนินการทำงานแบบนี้ก็คือ การประชุมทางไกล แบบคอนเฟอเรนซ์ อย่างใช้โปรแกรม Zoom เป็นต้น ซึ่งการประชุมนั้นเป็นทักษะของคนที่เป็นหัวหน้าต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งเลย เพราะการประชุมที่ดีจะทำให้ผู้รับสารเข้าใจและปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เข้าใจตรงกันทั้งองค์กร แต่วันนี้เราจะมาบอกว่าการประชุมที่ไม่ดีเป็นแบบใดจะได้ตัวอย่างที่ไม่ควรทำกัน

ขาดหัวข้อในการประชุม

สิ่งแรกของการเรียกประชุม ผู้นำในการประชุม ต้องถามกับตัวเองให้ได้ก่อนว่า จะประชุมในวันนี้ต้องการอะไร เรื่องอะไร แน่นอนว่าการประชุมอาจจะมีการซักถามเรื่องสัพเพเหระสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมนิดหน่อยเพื่อละลายพฤติกรรมและเตรียมความพร้อม แต่เรื่องที่สำคัญจริงต้องมีในใจด้วยว่าต้องการอะไร อย่างเช่น การติดตามหัวข้อไอเดียในการนำเสนอสินค้าตัวใหม่, การถามยอดขายของสินค้า, การเตรียมความพร้อมแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เป็นต้น หากขาดหัวข้อมันจะไม่ใช่การประชุม มันจะเป็นเพียงแค่การพูดคุยเฉยๆไม่ได้อะไรที่เป็นสาระสำคัญ

ขาดผู้นำในการประชุม

การประชุมโดยทั่วจะต้องมีผู้นำ ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นผู้นำโดยตำแหน่ง หรือ ผู้นำการประชุมตามวาระ การมีผู้นำในการประชุมจะทำให้มีผู้ริเริ่มดำเนินการประชุม ให้เป็นไปตามวาระการประชุม พร้อมทั้งเป็นคนสรุป ไกล่เกลี่ย และแก้ไขสถานการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างประชุมด้วย หากไม่มีการประชุมทุกคนก็จะเลิกลั่กกันว่า เราจะประชุมอย่างไรดี สุดท้ายทุกคนก็ไม่เข้าประชุมในที่สุด อีกหนึ่งตำแหน่งที่สำคัญมากก็คือ เลขาในการประชุม ที่จะต้องทำหน้าที่จด บันทึก รวบรวมผลการประชุมที่เกิดขึ้น เพื่อสรุปอีกครั้งตอนสุดท้ายในการประชุม และพิมพ์เป็นเอกสารสรุปเพื่อให้เข้าใจตรงกันต่อไป

ขาดวาระในการประชุม

ก่อนจะประชุมหากต้องการให้ประชุมมีประสิทธิภาพก็คือ ต้องมีการแจกวาระการประชุมให้กับ ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนจะเริ่มประชุมทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบก่อนว่า วันนี้จะประชุมเรื่องอะไรบ้าง ดังนั้นวาระการประชุมจึงสำคัญ หากขาดสิ่งนี้ไป จะทำให้การประชุมสเปะสะปะ ไม่ได้สาระอะไร เรื่องราวบางอย่างที่สำคัญควรจะเอามาประชุมก็อาจจะถูกมองข้ามไปเพราะว่าลืม แต่เรื่องที่ไม่สำคัญอาจจะถูกดันขึ้นมาแทน

ขาดการตรวจสอบอุปกรณ์ในการประชุม

การประชุม ไม่ว่าจะเป็นการประชุมในห้อง หรือ การประชุมทางไกล เรื่องอุปกรณ์มีความสำคัญมาก หากเป็นการประชุมในห้อง เรื่องไมค์ เครื่องเสียง เครื่องฉาย(โปรเจคเตอร์) มีความสำคัญมากต้องตรวจสอบว่าใช้ได้หรือไม่ ก่อนการประชุม หากไม่ตรวจสอบจะทำให้เวลาใช้งานจริง เกิดปัญหาขึ้นมาทำให้การประชุมต้องสะดุดเสียเวลาในการประชุมออกไปอีก ยิ่งเป็นการประชุมทางไกล ยิ่งต้องตรวจสอบทั้งอุปกรณ์ต้นทาง และปลายทางของทุกคนว่าพร้อมหรือไม่ เพื่อที่จะทำให้การประชุมไม่สะดุดไปอีก เคยมีมาแล้วที่ประชุมต้องล่ม ล้มไม่เป็นท่า เนื่องจากเครื่องเสียงไม่ติด จนผู้จัดการประชุมโดนบ่นหูชาเลยก็มี

ขาดการสรุปการประชุม

อีกหนึ่งเอกสารสำคัญของการประชุมที่มองข้าม มองผ่านไปเลยไม่ได้ก็คือ การสรุปการประชุม อย่าลืมว่าการมาประชุมกันนั้นก็เพื่อจะหาทางออกร่วมกันในการแก้ไขปัญหา หรือพัฒนาองค์กร เมื่อเราประชุมแล้ว ประธานในที่ประชุมไม่สรุปผลการประชุมนั้น เมื่อออกจากห้องไปมันจะเกิดข้อคำถามว่า ตกลงแล้วเราเลือกจะทำอย่างไร จนต้องกลับมาถามกันอีก ถ้าไม่สรุปการประชุม ก็เท่ากับที่คุยกันมานั้นเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์เลย ตอนนี้ใครที่เป็นหัวหน้าจะต้องควบคุมการประชุมในหน่วย หรือ องค์กรของตัวเอง ก็อย่าไปทำแบบที่ว่ามาก็แล้วกัน ไม่งั้นประชุมของคุณจะล้มไม่เป็นท่า