ขั้นตอนในการจัดเตรียมการประชุม
เตรียมจัดหาข้อมูลในการประชุม
ปรึกษาหารือกับประธานเพื่อกำหนดและจัดเตรียมเวลาในการประชุมไว้ให้พร้อม รวมไปถึงเตรียมอุปกรณ์โสดและอาหารว่างไว้ให้พร้อมแบะจัดเตรียมการส่งหนังสือคำเชิญหรือ email ไปให้ จากนั้นทำการจัดเตรียมใบลงทะเบียน พร้อมทั้งเบิกงบล่วงหน้าจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน
การเตรียมเนื้อหาเพื่อนำเสนอในที่ประชุม
เพื่อที่จะได้ข้อมูลมานำเสนอต่อหน้าที่ประชุมนั้น ไม่ใช่ว่าอยากจะทำใจตัวเองได้ทันที เราจะต้องหารือกับประธานและหัวหน้าในหน่วยงานที่มีความเกี่ยวข้องในด้านต่างๆ ของบริษัทของเรา อาจจะจัดทำใส่ Power Point หรือ เว็บไซต์เอาไว้และให้ประธานทำการตรวจสอบอีกทีอย่างละเอียด
การเริ่มการประชุม
ควรที่จะต้องตรวจเช็คอุปกรณ์ที่สำคัญในการประชุมว่ามีครบถ้วนหรือไม่ เพื่อป้องกันการประชุมให้ไม่เกิดการสะดุด ต้องเตรียมไฟล์บันทึกการประชุมจากนั้นดำเนินการประชุมได้เลยตามเวลาที่กำหนดเมื่อประชุมเสร็จแล้วต้องสรุปการประชุม
จัดทำรายงานประชุมและเบิกจ่ายเบี้ยประชุม
นำไฟล์ที่บันทึกการประชุมมาอภิปรายแสดงและลงมติในที่ประชุมจากทำการตรวจสอบรายงานที่ได้จากการประชุมและจัดทำ To do list จากการประชุม จากนั้นนำไปแชวนไว้บนเว็บไซต์ของบริษัท ส่ง email พร้อมลิงค์ แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด จากนั้นให้ทำการเบิกเงินโดยการร่างหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายให้แก่หัวหน้าลงลายมือชื่อและส่งเอกสารเบิกจ่ายหน่วยการเงิน
เกี่ยวกับเรา
เพื่อบรรลุถึงเป้าหมายและความสำเร็จที่จะเกิดขึ้นอย่างสูงที่สุดในการประชุม เนื้อหาสาระสำคัญก็จะแตกต่างกันออกไปแล้วแต่โอกาสและความละเอียดขององค์กรว่าจะต้องการมีการประชุมบ่อยแค่ไหน เราจึงจะต้องจัดเตรียมเนื้อหาสาระเพื่อนำไปเสนอกับคนอื่นในที่ประชุมอีกด้วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเต็มที่สำหรับที่ร่วมประชุมในครั้งนี้อีกด้วย เว็บไซต์แห่งนี้จึงสร้างมาเพื่อไว้เป็นแนวและหาความรู้ให้มากที่สุด เพื่อเป็นประโยชน์กับงานของเราที่กำลังทำอยู่ได้เป็นอย่างดี
ทีมของเรา
ศรัณย์ เอลเวอร์เกรฟ
โศพิตรา อาภรสกุล
แสงดาว ตระกาลกูล
วิริยะ แสงบุตร
เรื่องราวล่าสุด
ขั้นตอนการจัดประชุม มีอะไรบ้าง
การจัดประชุมเกิดขึ้นทุกสถานประกอบการ เพราะการประชุมเป็นการวางแผน การระดมความคิดจากผู้ถนัดทางด้านต่างๆ
เพื่อให้เกิดความเข้าใจเดียวกัน การทำงานแต่ละงานจึงจะประสบผลสำเร็จอย่างเป็นระเบียบ แบบแผน ดังนั้นการจัดประชุมหากจัดอย่างความเป็นมืออาชีพแล้วก็จะยิ่งทำให้การอภิปรายนั้นๆ สำเร็จลุล่วงไปด้วยได้ดี ดังนั้นจึงมีการกำหนดแบบและขั้นตอนการจัดประชุมขึ้นมาเพื่อให้เป็นการทำงานอย่างสากล เราไปดูกันว่าจะต้องทำอะไรก่อนหลัง และต้องปฏิบัติอย่างไรบ้าง
3 เคล็ดลับประชุมออนไลน์ยังไงให้ไม่น่าเบื่อ แถมดูโปร
เนื่องจากสถานการณ์บ้านเมืองที่มีโรค COVID – 19 แพร่ระบาดในช่วง 2 ปีที่ผ่านมา ทำให้บริษัทหลายๆ ที่นั่นต้องสั่งให้พนักงานทำงานที่บ้านหรือที่เราเรียกกันว่า WORK FROM HOME เพราะไม่ว่าจะเป็นบริษัทแบบไหนก็ตามก็จำเป็นที่จะต้องดำเนินงานต่อไปเรื่อยๆ ไม่อยากปิดตัวลง และในยุคสมัยนี้ที่เทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้คนที่ทำงานมีความสบายมากขึ้น เพราะฉะนั้นเราจึงต้องเอาเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิด
Read more about 3 เคล็ดลับประชุมออนไลน์ยังไงให้ไม่น่าเบื่อ แถมดูโปร
การประชุมแบบไหนที่เรียกว่าการประชุมไม่ดีที่ไม่ควรทำ
ช่วงนี้หลายคนต้องทำงานแบบ work from home หรือการทำงานที่บ้าน เพื่อลดระยะห่างทางสังคม ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมสำคัญของการดำเนินการทำงานแบบนี้ก็คือ การประชุมทางไกล แบบคอนเฟอเรนซ์ อย่างใช้โปรแกรม Zoom เป็นต้น ซึ่งการประชุมนั้นเป็นทักษะของคนที่เป็นหัวหน้าต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งเลย เพราะการประชุมที่ดีจะทำให้ผู้รับสารเข้าใจและปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เข้าใจตรงกันทั้งองค์กร แต่วันนี้เราจะมาบอกว่าการประชุมที่ไม่ดีเป็นแบบใดจะได้ตัวอย่างที่ไม่ควรทำกัน
ขาดหัวข้อในการประชุม
สิ่งแรกของการเรียกประชุม ผู้นำในการประชุม ต้องถามกับตัวเองให้ได้ก่อนว่า จะประชุมในวันนี้ต้องการอะไร เรื่องอะไร แน่นอนว่าการประชุมอาจจะมีการซักถามเรื่องสัพเพเหระสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมนิดหน่อยเพื่อละลายพฤติกรรมและเตรียมความพร้อม แต่เรื่องที่สำคัญจริงต้องมีในใจด้วยว่าต้องการอะไร อย่างเช่น การติดตามหัวข้อไอเดียในการนำเสนอสินค้าตัวใหม่, การถามยอดขายของสินค้า, การเตรียมความพร้อมแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น เป็นต้น หากขาดหัวข้อมันจะไม่ใช่การประชุม มันจะเป็นเพียงแค่การพูดคุยเฉยๆไม่ได้อะไรที่เป็นสาระสำคัญ Read more about การประชุมแบบไหนที่เรียกว่าการประชุมไม่ดีที่ไม่ควรทำ
แนะนำสถานที่จัดสัมมนาที่หัวหิน
พูดถึงหัวหิน ต้องบอกเลยว่เป็นดินแดนที่มีอุตสาหกรรมทางด้านท่องเที่ยวแฝงอยู่ในนั้นเยอะมาก หนึ่งในนั้นก็คือธุรกิจโรงแรมที่มีการแข่งขันกันเยอะมากแต่ละแห่งต่างก็มีจุดเด่น จุดขายของตัวเอง หลายโรงแรมมีการจัดห้องสัมมนา บริการจัดสัมมนาอย่างเต็มรูปแบบเลย มีที่ไหนเด่นบ้าง
โรงแรมเชอราตัน
โรงแรมระดับห้าดาวที่พูดชื่อไป ก็รู้จักกันดี เป็นโรงแรมเชอราตัน หัวหิน รีสอร์ตแอนด์สปา โรงแรมแห่งนี้อยู่ในระดับ 5 ดาว แบบต้นๆของประเทศเลย โดยห้องจัดสัมมนาของเค้ามีทั้งขนาดเล็ก กลางใหญ่ สูงสุดสามารถรองรับได้มากถึง 800 คนในห้องเพียวกัน พร้อมกับมีบริการแสง สี เสียง อาหาร ของว่าง เต็มรูปแบบทำให้คนที่ไปสัมมนาประทับใจในด้านสถานที่อย่างมาก บริการก็เยี่ยมจะนอนพักต่อก็ได้เลย ของเค้าดีจริง Read more about แนะนำสถานที่จัดสัมมนาที่หัวหิน
ทำไมเราต้องมีการสัมมนากันด้วย
บ่อยครั้งที่เรามักจะได้ยินคำว่าสัมมนาอยู่บ่อยครั้ง แต่หลายคนก็ยังเกิดความสงสัยว่าสัมมนาแท้ที่จริงนั้นคืออะไร สัมมนาคำ ๆ นี้เป็นคำที่มักจะได้ยินอยู่เสมอเมื่อเราต้องมีการพบปะประชุมต่าง ๆ แต่หลายท่านก็คงจะสงสัยว่าทำไมต้องมีการจัดการสัมมนาขึ้นมาด้วย การที่เราจัดสัมมนานั้นมีเพื่อเหตุผลใด และในบทความนี้เราจะพาทุกท่านมาร่วมไขคำตอบกันว่าสัมมนามีขึ้นเพราะอะไร และทำไมเราต้องมีสัมมนาด้วย ถ้าพร้อมแล้วเราก็มาเรียนรู้ไปพร้อมกันเลย แน่นอนว่าในการจัดสัมมนาในแต่ละครั้งก็ย่อมต้องมีเหตุผลในการที่จะจัดขึ้นมาทั้งนั้น ทั้งนี้ก็ล้วนขึ้นอยู่กับแต่ละหน่วยงานและแต่องค์กรที่ก็มักจะมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันอย่างไป อย่างไรก็ดีวัตถุประสงค์ของการสัมมนาส่วนใหญ่ก็มักจะมุ่งเน้นไปที่ การให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เข้าใจถึงเนื้อหาสาระที่สำคัญของการจัดทำสัมมนาครั้งนั้น ๆ และนอกจากนี้ก็ยังสามารถแลกเปลี่ยนแนวคิดความรู้กันในกลุ่มของผู้ที่ทำสัมมนาได้อีกด้วย และอีกหนึ่งข้อสำคัญของการจัดสัมมนาก็เพื่อให้องค์กรสามารถเห็นบุคคลากรในองค์กรเพื่อที่จะได้มาแลกเปลี่ยนทัศนะคติกัน หากมีข้อใดที่เข้าไม่ตรงกันก็จะสามารถปรับให้เข้าใจตรงกันได้ ทั้งนี้การที่มีคนจำนวนมากมารวมกันก็ยังเป็นการละลายพฤติกรรมไปในตัวด้วย เป็นมาตรฐานให้คนในองค์กรได้อีกด้วย และที่สำคัญที่สุดก็แสดงความคิดเห็นของคนในองค์กรและสามารถนำเอามาปรับใช้ได้ในการทำงานจริง ในบางองค์กรถือโอกาสในการจัดสัมมนาเพื่อพาคนในองค์กรไปเดินทางพักผ่อนเพื่อผ่อนคลายจากการทำงานหนักกและนอกจากนี้ในการทำสัมมนาหากคนในองค์กรไม่มีความเครียดและวิตกกังวลก็จะทำให้คนในองค์กรสามารถถ่ายทอดข้อมูลออกมาได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์และตรงไปตรงมา เพื่อให้การเดินทางมาสัมมนาได้ประโยชน์สูงสุดทั้งตัวผู้ร่วมสัมมนาและผู้คนที่อยู่ในองค์กรเองด้วย ทั้งนี้ในการสัมมนาก็ยังเป็นการประกาศในผู้ที่สนใจหัวข้อที่จะสัมมนาได้เดินทางมาเข้าร่วมสัมมนาที่เราจัดขึ้นเพื่อให้งานที่จัดขึ้นนั้นมีความหลากหลายของข้อมูลที่แตกต่างกันจนทำให้ได้ข้อเท็จจริงจากหลากหลายแหล่งที่มานั่นเอง มาถึงตรงนี้หลายท่านก็จะได้เห็นประโยชน์ของการสัมมนาแล้วนอกจากจะเป็นประโยชน์ที่สามารถนำมาปรับใช้ภายในองค์กรของตนเองได้แล้ว ก็ยังสามารถนำความรู้ที่ได้จากการสัมมนามาต่อยอดในการพัฒนาเรื่องอื่น ๆ ตามมาเพื่อเป็นประโยชน์ในการเรียนการศึกษาตลอดไปถึงการทำธุรกิจ เพื่อเป็นแนวทางในการพัฒนาตนเองและเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่สนใจสืบไป
ประโยชน์ในการจัดสัมมนาดีอย่างไร
‘สัมมนา’ เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่บริษัทต่างๆมักจะจัดขึ้นในทุกปี โดยงานสัมมนาสามารถจัดขึ้นได้ทั้งในกรุงเทพและต่างจังหวัด ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ล่ะบริษัท หากแต่ส่วนใหญ่งานสัมมนา จะจัดขึ้นในโรงแรมต่างจังหวัดเสียมากกว่า โดยถือว่าเป็นการพาพนักงานไปพักผ่อนไปด้วยในตัว โดยการพักผ่อนจะเริ่มหลังจากที่เกิดงานสัมมนาไปแล้ว 1 วัน หากแต่พนักงานหลายต่อหลายคนมักคิดถึงช่วงเวลาได้ไปเที่ยวมากกว่า สำหรับวันนี้เพื่อให้คุณตระหนักถึงคุณค่าของงานสัมมนายิ่งขึ้น เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับประโยชน์ของงานสัมมนากัน 1. เป็นช่วงเวลาดีๆ ที่พนักงานจะได้ร่วมกันปรึกษาหารือ ถ้าการทำงานในบริษัทหนึ่ง ปราศจากการประชุม สังคมของการทำงานก็คงจะเต็มไปด้วยความสับสนวุ่นวาย เพราะไม่มีการตกลงทำความเข้าใจร่วมกันของทีมงาน หรือ ถ้าจะต้องการตกลงอะไรกันการสื่อสารก็จะเป็นเรื่องยุ่งยากมาก และใช้เวลานาน ทำให้สิ้นเปลืองเวลาเป็นอย่างมาก โดยการสัมมนา จะช่วยทำให้ไม่ต้องเหนื่อยกับการสื่อสารกับพนักงานจำนวนมาก อีกทั้งยังทำให้ได้ทราบถึงทัศนคติของผู้ร่วมงานอีกด้วย 2. ช่วงเวลาของการถ่ายทอดความเข้าใจ ความเข้าใจที่ตรงกันของบุคลากรในองค์กรมีความสำคัญมาก โดยการสัมมนาจะทำให้ผู้คนที่อยู่ในออฟฟิศ ไม่ว่าจะแผนกเดียวกัน หรือทีมเดียวกัน ได้รับความรู้ซึ่งยังไม่เคยรู้มาก่อน ทำให้ทุกคนได้รับประโยชน์ร่วมกัน 3. เครื่องมือของผู้บริหารงาน หัวหน้างานสามารถติดตามงาน พร้อมใช้ช่วงเวลาในการสัมมนาเพื่อการสื่อสาร รวมทั้งจัดตั้งนโยบายอื่น ๆ ทำให้ได้รับทราบโดยทั่วกัน ทำให้เกิดการทำงานเป็นทีม พนักงานทุกคน ที่เข้าร่วมงานสัมมนา จะรู้สึกมีความชัดเจนเป็นไปในทิศทางเดียวกัน อีกทั้งยังรู้สึกการเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันของทีมงาน รวมทั้งมีความรับผิดชอบงานที่ตนเองได้รับมอบหมายผ่านสัมมนาต่างๆ แม้แต่งานใหญ่ก็จะประสบความสำเร็จได้ เกิดความคิดใหม่ๆ แน่นอนว่าในการสัมมนา จะมีการช่วยกันระดมความคิดจากหลาย ๆ ฝ่าย ก็จะทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ Read more about ประโยชน์ในการจัดสัมมนาดีอย่างไร[…]
การสัมมนาทางวิชาการคืออะไร
‘การสัมมนา’ คือ คำเรียกในการชุมนุมของผู้คนจำนวนหนึ่ง มีจุดประสงค์เพื่อใช้ในการอภิปรายหัวข้อ ซึ่งจะใช้ในการบรรยาย โดยหัวข้อนั้นจะมีการตระเตรียมล่วงหน้า ให้ผู้ร่วมสัมมนาได้รับรู้กันอยู่ก่อนแล้ว โดยการสัมมนาทางวิชาการดังกล่าว จะแบ่งออกเป็นช่วงโต้ตอบ โดยถกกันเรื่องหัวข้อซึ่งกำลังถูกบรรยายอยู่บนเวที โดยมีผู้บรรยายเป็นเสมือนผู้นำ 1 คนเป็นหลัก และประกอบด้วยพิธีกร 2 คน ทำให้การบรรยายเป็นไปอย่างราบรื่น เพื่อนำทางการสนทนาไปตามเส้นทาง จุดประสงค์ของการจัดสัมมนาทางวิชาการ สัมมนาทางวิชาการ สามารถมีหัวข้อหลายประการ หรือ มีเพียงแค่หัวข้อเดียวก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น การสัมมนาเพื่อทางวิชาการเพื่อการศึกษา เช่น การบรรยาย ที่ผู้เข้าสัมมนาได้เข้ามามีส่วนร่วม ในการอภิปรายซึ่งเกี่ยวกับหัวข้อทางวิชาการ โดยมีจุดประสงค์ในการทำความเข้าใจเรื่องนี้มากยิ่งขึ้น โดยการสัมมนาสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้แก่ผู้เข้าร่วมได้ หากแต่ในกรณีนี้ จุดประสงค์จัดสัมมนา ก็คือ การสร้างแรงบันดาลใจอันยิ่งใหญ่ไม่มากก็น้อย ให้แก่ ผู้เข้าร่วมประชุม พัฒนาให้กลายเป็นคนดีขึ้น หรือเกิดการพัฒนาทักษะที่ได้เรียนรู้จากการสัมมนา หากแต่ในบางครั้งการจัดสัมมนาทางวิชาการ ก็เป็นเพียงวิธีการเพื่อให้ผู้ที่ประกอบกิจการอยู่ในสายอาชีพเดียวกัน ได้มาสร้างสรรค์เครือข่าย รวมทั้งได้พบกับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ ที่มีความสนใจคล้ายคลึงกัน โดยการจัดสัมมนาวิชาการ มักจะประกอบด้วย Workshop รวมทั้งนำเสนอเอกสาร ซึ่งมักจะถูกจัดขึ้นเพื่อจุดมุ่งหมายในการสร้างสรรค์เครือข่าย ให้แก่ผู้ประกอบอาชีพเดียวกัน รวมทั้งทำการเชื่อมต่อใหม่ๆ ในการจัดสัมมนา โดยมีหลากหลายจุดมุ่งหมายที่แตกต่างกันไป ตามหัวข้อนั้นๆ เพื่อให้ผู้ที่เข้าร่วมสัมมนาได้ศึกษาไปพร้อมกัน Read more about การสัมมนาทางวิชาการคืออะไร[…]
แนะนำ สถานที่จัดสัมมนา กรุงเทพ
ยุคนี้อะไรมันก็เปลี่ยนไปเยอะทีเดียว องค์ความรู้ใหม่ๆเกิดขึ้นได้ทุกวัน ทำให้เกิดธุรกิจแบบใหม่ขึ้นมานั่นก็คือ การจัดอบรมสัมมนาหัวข้อต่างๆ มากมาย ทั้งหัวข้อเกี่ยวกับธุรกิจ เกี่ยวกับความรู้ เทคโนโลยีใหม่ๆ ฯลฯ ยิ่งในกรุงเทพนี้งานสัมมนามีกันแทบทุกวันเลยก็ว่าได้ หากเราอยากจะจัดงานสัมมนาบ้าง จะเลือกที่ไหนดี Arize hotel Sukhumvit แห่งแรกเป็นโรงแรมที่ต้องบอกว่าทั้งโอ่อ่า สวยงามของถนนสุขุมวิทเลย โรงแรมแห่งนี้พิกัดอยู่ที่ซอยสุขุมวิท 26 วิธีการไปหากนั่งรถไปเองแนะนำว่า ให้นั่งรถไฟฟ้าBTS ไปลงสถานทีพร้อมพงษ์จะใกล้สุด ขึ้นประตูมาเดินไม่ถึง 5 นาทีก็เจอแล้ว หรือ ใครจะมาทาง MRT ก็ต้องลงสถานีศูนย์สิริกิติ์ อาจจะขึ้นมาแล้วไกลหน่อยอาจจะต้องพึ่งบริการของพี่วินเค้า แต่ถ้าใครขับรถมาก็มีที่จอดรองรับนะ ห้องประชุมของที่นี้บรรยากาศดี อุปกรณ์ครบถ้วนโปรเจกเตอร์จอใหญ่คมชัด มีบริการไวไฟ ยิ่งของประชุมที่อยู่ในตัวอาคารชั้นสูง ทำให้เรามองเห็นวิวกรุงเทพโดยรอบ ผ่อนคลายได้ดีทีเดียว โรงแรมเซนเตอร์ สีลม แถวเจริญกรุงก็มีหลายโรงแรมผุดขึ้นมาให้เลือก แต่ถ้าจะจัดสัมมนาเราแนะนำโรงแรมนี้ เดินทางสะดวกด้วย BTS ลงป้ายสะพานตากสินก็จบเลย เดินไม่เกิน 5 นาทีถึง ตัวห้องประชุมมีขนาดใหญ่ เหมาะกับการจัดสัมมนากับคนที่มีปริมาณเยอะแบบ 100 คน อุปกรณ์ เครื่องไม้ เครื่องมือ พร้อม Read more about แนะนำ สถานที่จัดสัมมนา กรุงเทพ[…]
เคล็ดลับการเขียนรายงานการประชุมสำหรับมือใหม่
หากวันนี้เราได้รับหน้าที่เป็นเลขานุการ หรือ รับผิดชอบตำแหน่งงานธุรการในองค์กร หน้าที่หลักสำคัญประการหนึ่งก็คือ การเขียนรายงานการประชุมเพื่อนำเสนอต่อหัวหน้า เจ้านาย หรือ เหล่าคณะกรรมการในที่ประชุมเพื่อรับรองผลการประชุมอีกครั้งหนึ่ง เลขามือใหม่อย่างเรา จะรับมือกับสถานการณ์นี้อย่างไรดี เรามีคำแนะนำมาฝากกัน ทำการบ้านด้วยการอ่านรายงานการประชุม ถึงแม้ว่าเราจะเป็นเลขามือใหม่ แต่องค์กรของเราไม่ใหม่ด้วยแน่นอน สิ่งแรกที่เราต้องเตรียมตัวทำการบ้านมาก่อนก็คือ การกลับไปอ่านรายงานการประชุมที่เกิดขึ้นก่อนหน้านี้อย่างน้อย 2-5 ครั้งขึ้นไป เพื่อให้เราเห็นต้นแบบการทำงานของชิ้นเดิม(ไม่จำเป็นต้องทำตาม) รวมถึงอ่านเพื่อดูด้วยว่าเกิดอะไรขึ้นในครั้งที่แล้ว บางอย่างอาจจะมีผลภาระผูกผันมาถึงการประชุมที่เรากำลังจะเข้าไปด้วย ศึกษาวาระการประชุม ก่อนจะเข้าประชุม อย่างน้อย 1-3 วัน เราต้องทำการบ้านอีกข้อหนึ่งก็คือ การเตรียมวาระการประชุมว่าจะการประชุมครั้งนี้มีผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดกี่คน ใครบ้าง วาระการประชุมมีเรื่องอะไรบ้าง มีอะไรเป็นเรื่องเร่งด่วน จำเป็น ฉุกเฉิน หรือ เรื่องที่ต้องลงมติหรือไม่ วาระการประชุมตรงนี้เราต้องพิมพ์เพื่อนำเสนอหัวหน้าของเราที่จะเป็นประธานในที่ประชุมก่อนเพื่อให้ท่านรับรองจากนั้นพิมพ์เป็นเอกสารแจกผู้เข้าร่วมประชุม ตั้งสติ อย่าตื่นเต้น เชื่อว่าครั้งแรกของการเข้าประชุมในฐานะเลขาของท่านประธานในที่ประชุม เราต้องตื่นเต้นอย่างแน่นอน แนะนำว่าควรสงบใจไว้ให้นิ่ง อย่าตื่นเต้น หรือ แสดงออกทางสีหน้า ยิ่งเราตื่นเต้นจะทำให้เราจดวาระการประชุมได้ผิดพลาด จนทำให้ผลสรุปการประชุมผิดพลาดไปด้วย ตั้งสติเอาไว้ เราทำได้แน่นอน เครื่องบันทึกเสียง ต้องมี ถ้าหากการประชุมนั้นใช้ระยะเวลายาวนาน เราขอแนะนำว่าเราต้องลงทุนกันหน่อย เครื่องบันทึกเสียงอาจจะต้องพกติดตัวเข้าไปด้วย เพื่อจะได้เป็นข้อมูลในการเช็คอีกครั้งหนึ่งว่า สาระสำคัญของการประชุม Read more about เคล็ดลับการเขียนรายงานการประชุมสำหรับมือใหม่[…]
เรื่องเล็กๆ ที่มองพลาดแล้วเป็นเรื่องใหญ่สำหรับฝ่ายจัดงานสัมมนา
การจัดงานสัมมนาเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่สำคัญมากของแต่ละองค์กรโดยเฉพาะองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานวิชาการ อย่างเช่น มหาวิทยาลัย องค์กรให้ความรู้ของรัฐบาล / เอกชน เพราะการจัดงานสัมมนาเหมือนกับเป็นการแจกจ่ายความรู้ที่องค์กรได้จัดทำขึ้น การจัดงานสัมมนางั้นมักจะมีปัญหาเกิดขึ้นให้ฝ่ายจัดงานได้แก้ไขเสมอ ซึ่งปัญหาบางอย่างมันอาจจะไม่เกิดขึ้นเลยหากเราเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี ปัญหาอะไรบ้างที่มองข้ามแล้วอาจจะกลายเป็นเรื่องใหญ่ได้ทันที ชื่อวิทยากร การจัดงานสัมมนานอกจากจะเชิญหัวหน้าฝ่าย หรือ หัวหน้าองค์กรของหน่วยงานมาเป็นประธาน หรือ สักขีพยานในพิธีเปิดแล้ว อาจจะต้องมีการเชิญวิทยากรจากภายนอกมาบรรยาย หรือ สัมภาษณ์ให้ความรู้ตามหัวข้อนั้นด้วย เรื่องที่มองข้ามไม่ได้และไม่ควรพลาดเลยก็คือ ชื่อของท่านประธาน และ วิทยากรที่จะมาในงานต้องรู้ เขียน อ่านให้ถูกต้อง ป้ายชื่อต้องเขียนชื่อตำแหน่งอย่างชัดเจน หากชื่อผิดอาจจะทำให้เกิดความไม่พอใจจากท่านวิทยากรได้ อาหารเบรก และอาหารกลางวัน เรื่องต่อไป เวลาจัดสัมมนาส่วนมากจะจัดแบบทั้งวัน หรือ อย่างน้อยก็ครึ่งวันเช้า ซึ่งจะต้องเกี่ยวพันกับอาหารเบรก และอาหารกลางวันอย่างเลี่ยงไม่ได้ อาหารเบรกควรมีการจัดอย่างเป็นสัดส่วน และมีปริมาณพอดีกับคนที่เข้าร่วมสัมมนา นอกจากนั้นเบรกควรมีทั้งกาแฟ ชา โอวัลติน ผสมกัน ไม่ควรมีแต่กาแฟอย่างเดียว เนื่องจากผู้เข้าร่วมอบรมมีความต้องการหลากหลาย ส่วนอาหารกลางวันต้องเช็กกับฝ่ายจัดว่าจะให้รับประทานอย่างไร บุฟเฟต์ตักใครตักมันหรือนั่งรวมโต๊ะกินด้วยกัน ไปกินตรงไหน ป้ายควรทำติดไว้ให้ชัดเจน นอกจากนั้นควรสอบถามด้วยว่ามีใครเป็นอิสลาม และ มังสวิรัติ เพื่อแยกอาหารให้ด้วย รายชื่อ ของที่ระลึก การลงทะเบียนหน้างานก็สำคัญและอย่ามองข้าม หากเป็นการลงทะเบียนตามรายชื่อ Read more about เรื่องเล็กๆ ที่มองพลาดแล้วเป็นเรื่องใหญ่สำหรับฝ่ายจัดงานสัมมนา[…]