ประโยชน์และความสำคัญของการประชุม

คำว่า”ประชุม” อาจจะเป็นสิ่งที่คนทำงานหลาย ๆ คนฟังแล้วเกิดความรู้สึกเบื่อ เอะอะอะไรก็ประชุม บางบริษัทหรือบางหน่วยงานมีการประชุมกันแทบจะทุกวัน เดี๋ยวฝ่ายโน้นฝ่ายนี้จัดประชุม สารพัดเรื่องราวและวาระที่มีการประชุมกัน สำหรับคนทำงานออฟฟิศหรือแม้แต่องค์กรใด ๆ ที่ที่ทำงานจัดการประชุมกันอยู่บ่อย ๆ ลองมาทำความเข้าใจกับการประชุมกันสักนิดว่า การประชุมมีประโยชน์และความสำคัญอย่างไรกัน ไม่แน่ว่าครั้งหน้าเมื่อต้องเข้าประชุมอาจจะทำให้เกิดทัศนคติใหม่ ๆ และรู้สึกดีกับการประชุมขึ้นมาก็ได้   ความสำคัญของการประชุม 1 เป็นช่วงเวลาที่คนทำงานร่วมกันจะได้ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการทำงานร่วมกัน ลองคิดดูเล่น ๆ ว่าหากในการทำงานไม่มีการประชุมก็คงจะเกิดความวุ่นวาย ไม่มีการตกลงทำความร่วมกันของทีมงาน หรืออาจจะต้องเป็นการสื่อสารที่ยุ่งยากและใช้เวลาถ้าจะต้องบอกกล่าวสื่อสารกันเป็นรายคน การประชุมจึงช่วยให้คุณไม่ต้องเหนื่อยกับการสื่อสารกับทีมงานมากเกินไป และยังได้ทราบทัศนคติของผู้ร่วมงานในการทำงานแต่ละชิ้นทั้งภาพรวมและงานย่อยด้วย   2 การประชุมเป็นโอกาสในการถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจ ความรู้และความเข้าใจของบุคลากรในองค์กรสำคัญมาก ทีมงานของคุณต้องการความรู้และความเข้าใจมากมาย การประชุมจะทำให้คนที่อยู่ในออฟฟิศเดียวกันทั้งในแผนกและทีมเดียวกันหรือต่างทีมได้รับความรู้ที่ตนอาจจะยังไม่รู้ หรือไม่เชี่ยวชาญในระหว่างการประชุม ทำให้ทุกคนได้รับประโยชน์ร่วมกัน   3 เป็นเครื่องมือของผู้บริหารงานในการทำงาน แน่นอนว่าเมื่อเกิดการประชุมขึ้น หัวหน้างานก็สามารถติดตามงานตามวาระการประชุม ใช้ช่วงเวลาการประชุมในการสื่อสาร ลงนโยบายและอื่น ๆ ได้ ท่ามกลางทีมงานซึ่งหลาย ๆ ครั้งก็ให้ผลที่ดีมากกว่าการคุยกันส่วนตัวเท่านั้น   ประโยชน์ของการประชุม 1 มีประโยชน์ทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมและความรับผิดชอบ เช่นเมื่อทีมงานจะต้องทำงานสักโปรเจคหนึ่ง และมีการเรียกประชุมสมาชิกที่ร่วมงานกัน Read more about ประโยชน์และความสำคัญของการประชุม[…]

การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร

ในหลายครั้งเมื่อคุณอยู่ในการประชุมเคยมีความรู้สึกว่ากำลังใช้เวลาการทำงานให้หมดไปอย่างไร้ประโยชน์หรือเปล่า เคยมีบ้างไหมที่รู้สึกเบื่อกับการเข้าประชุม นั่นอาจจะเป็นเพราะการประชุมของคุณเป็นการประชุมที่ยังขาดซึ่งประสิทธิภาพที่ควรจะเป็นไป  แล้วการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นอย่างไรกัน การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรเป็นเช่นนี้คือ   1 ประชุมในวาระและโอกาศที่จำเป็นและได้ประโยชน์แท้จริง ก่อนที่จะจัดให้มีการประชุมใด ๆ ก็ตามในองค์กร อย่าทำการประชุมเพียงเพราะคิดว่าในการทำงานทุกครั้งจะต้องมีการประชุมบ่อย ๆ  แต่ให้ลองใคร่ครวญถึงความจำเป็นในการใช้เวลาประชุม เพราะเวลาในการประชุมหากเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ให้ประโยชน์มากเพียงพอ ให้พนักงานเอาเวลาเข้าประชุมมาปฎิบัติงานจะมีประโยขน์และได้เนื้องานมากกว่า ดังนั้นก่อนทำการประชุมควรจะตั้งคำถามว่า เนื้อหาที่จะพูดในที่ประชุมเป็นการสื่อสารทางเดียวหรือเป็นการสื่อสารสนทนากันหลายทาง ถ้าเป็นเพียงประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ อาจจะใช้วิธีสื่อสารผ่านไลน์กลุ่ม อีเมล หรือจดหมายแจ้งก็ได้ ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาประชุม   2 ผู้ร่วมประชุมเป็นใคร เมื่อได้พิจารณาแล้วว่าควรจะต้องมีการประชุมเกิดขึ้น เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและความเข้าใจในการทำงานในทางเดียวกันร่วมกัน สิ่งต่อมาที่ต้องพิจารณาคือใครบ้างที่ควรจะเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้  ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมควรจะเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องและมีผลต่อเนื้อหาในการประชุมหรือในงานนั้น ๆ จริง ๆ การประชุมคนจำนวนมากไม่ใช่การประชุมที่ดีหรือเกิดผลเสมอไป แต่การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องและมีผลต่องานจริงๆต่างหากที่จะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ   3 ใส่ใจในเนื้อหาที่จะประชุม เนื้อหาการประชุมเป็นปัจจัยหลัก ๆ สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ การประชุมไม่ควรจะมีวาระแจ้งให้ทราบที่มากมายเยิ่นเย้อ หรือวาระการเยินยอกล่าวชมผลงานที่ทำให้เสียเวลามากเกินไป มีได้บ้างแต่ควรกระชับ นอกจากนั้นการประชุมไม่ใช่เวทีที่จะมาตำหนิติเตียนฝ่ายนั้นฝ่ายนี้หรือโต้แย้งแก้ตัวกัน เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นบรรยากาศการประชุมจะไม่สร้างสรรค์และทำให้ผู้เข้าประชุมรู้สึกเบื่อและขยาดได้   4 การมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุม การประชุมจะมีประสิทธิภาพแท้จริง ผุ้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรมีบทบาทในการประชุมด้วย อาจจะจัดสรรให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนเป็นผู้นำในวาระต่าง ๆ หรือจัดเตรียมความคิดเห็นของตนล่วงหน้าในการประชุมก็ได้ เพื่อให้ทุกคนกระตือรือร้นและใส่ใจในการประชุม Read more about การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร[…]

ควรเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอย่างไร

การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่จะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพต่องาน เป็นเครื่องมือให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร ในการประชุมที่มีประสิทธิภาพแรกเริ่มเลยต้องมาจากการเตรียมตัวก่อนการประชุมให้พร้อมเสียก่อน ทั้งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ดำเนินการประชุม   การเตรียมตัวก่อนประชุมของผู้ดำเนินการประชุมนับว่าเป็นบทบาทที่สำคัญมากสำหรับผู้ดำเนินการประชุม เพราะทั้งเนื้อหาที่นำมาประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม จะส่งผลให้การประชุมประสมความสำเร็จตามจจุดประสงค์ที่ตั้งใจ ผู้ดำเนินการประชุมและทีมงานที่เกี่ยวข้องจึงต้องมีการเตรียมตัวให้พร้อมเสียก่อนดังนี้คือ   1หารือเกี่ยวกับรายละเอียดและการกำหนดวันประชุม เริ่มจากต้องมีการหารือกันระหว่างประธานการประชุมและทีมงานจัดการประชุม กำหนดเนื้อหาและเรื่องที่จะประชุมและวันที่จะมีการประชุมเสียก่อน   2 ตรวจสอบผู้เข้าประชุม ควรจะสำรวจก่อนว่าใครบ้างที่ควรเข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุมควรจะเป็นคนที่เกี่ยวข้องกับการปฎิบัติงานและเนื้อหาของการประชุมจริง ๆ เท่าที่จำเป็น เพราะการมีคนเข้าประชุมมาก ๆ ไม่ได้หมายถึงการประชุมนั้นจะประสบความสำเร็จ แต่กลับเป็นการสูญเสียเวลาที่คนเหล่านั้นที่ไม่เกี่ยวข้องจะใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงาน   3 จัดเตรียมสถานที่และอุกรณ์ เมื่อทีมงานจัดการประชุมได้กำหนดเนื้อหา รูปแบบ ลักษณะการประชุมและจำนวนผู้เข้าประชุมแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเตรียมอุปกรณ์สถานที่ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในการประชุม อุปกรณ์อื่น ๆ เช่น อุปกรณ์โสต โต๊ะเก้าอี้ ห้องประชุม อาหารว่างเป็นต้น   4 แจ้งกำหนดแก่ผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อเตรียมทุกอย่างพร้อมแล้ว ควรมีการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงวัน เวลา สถานที่ในการเข้าร่วมประชุมแต่เนิ่น ๆ และมีการแจ้งย้ำอีกครั้งเมื่อใกล้เวลาประชุม เมื่อถึงเวลาประชุมก็จะต้องมีเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเซ็นต์แสดงการเข้าร่วมประชุมด้วย   สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมก็ควรจะมีการเตรียมตัวก่อนการประชุมเช่นกัน เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเกิดผลมากที่สุดดังนี้คือ   1 หาข้อมูลความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่จะประชุม Read more about ควรเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอย่างไร[…]

หลักการนำเสนองานที่ดีเป็นอย่างไร

ในการนำเสนองาน ทั้งในที่ประชุมและในวาระอื่น ๆ แม้ว่าคุณจะมีโครงงานและเนื้อหางานที่ดี แต่หากมีการนำเสนอที่ไม่ดี ไม่ดึงดูดไม่น่าสนใจ และสื่อสารได้ไม่รู้เรื่องต่อผู้ฟังอย่างแท้จริง ผลงานและโครงงานที่ดีก็อาจจะดูด้อยลงได้อย่างน่าเสียดาย และอาจจะส่งให้ไม่สัมฤทธิ์ผลมากดังที่ตั้งใจได้ การนำเสนองานจึงต้องรู้ถึงหลัการนำเสนอ รวมถึงเทคนิคและวิธีการดังนี้   1 เลือกรูปแบบการนำเสนอที่เหมาะสม โดยดูจากเนื้อหาของงานที่ต้องการนำแสนอว่าเป็นในลักษณะใดและเลือกรูปแบบการนำเสนอให้สอดคล้อง ใช้อุปกรณ์และเทคนิคที่ลงตัวจะช่วยให้งานที่นำเสนอโดดเด่นเป็นที่น่าสนใจและเข้าถึงเข้าใจได้อย่างดี   2 เนื้อหาที่นำเสนอมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การนำเสนองานควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสื่อสารวัตถุประสงค์นั้นได้อย่างชัดเจนโดยผู้ฟังไม่เกิดคำถามว่า งานที่นำเสนอมีวัตถุประสงค์ใดอย่างคลุมเครือ   3 มีรูปแบบในการนำเสนอที่ดี เหมาะสมและเข้าใจง่าย เช่น ในเนื้อหาอาจต้องการ แผ่นภาพ แผนภูมิ ภาพเคลื่อนไหว สิ่งเหล่านี้จะทำให้การนำเสนองานในที่ประชุมเข้าใจง่าย กะทัดรัด กระชับเวลาและชัดเจนขึ้น   4 เนื้อหาการนำเสนอที่ดี เนื้อหาการนำเสนอที่ดีนั้นต้องเข้าใจง่าย ถูกต้องแม่นยำตามความเป็นจริง สมเหตุสมผล ตรงประเด็น   5 ให้ข้อเสนอที่ดี ในการนำเสนองานต่อที่ประชุม มีวัตถุประสงค์หลักก็เพื่อให้ที่ประชุมรับทราบเนื้องานและเป็นการให้ข้อเสนอแก่ที่ระชุม เพื่อให้เกิดการปฎิบัติการต่อหรือเกิดผลสรุปความคิดและแนวทางปฎิบัติต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นที่ผู้นำเสนองานก็ต้องมีข้อเสนอที่ดี และน่าสนใจด้วย   นอกจากเนื้อหารูปแบบการนำเสนองานจะสำคัญแล้ว ตัวผู้นำเสนองานเองก็มีส่วนสำคัญอย่างากทีเดียว คุณสมบัติที่ผู้นำเสนองานควรจะมีก็คือ   1 Read more about หลักการนำเสนองานที่ดีเป็นอย่างไร[…]

เทคนิกการพูดให้ดูน่าเชื่อถือ

การพูดในที่ประชุมต่อหน้าคนหลายคน จำเป็นจะต้องมีการพูดที่น่าเชื่อถือเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกอยากฟังและเชื่อในสิ่งที่เราพูด ติดตามเนื้อหาการพูดของเราไปจนจบและมีความเห็นคล้อยตามสิ่งที่พูด ซึ่งต้องมีเทคนิคในการดังนี้   1บุคลิกภาพของผู้พูด บุคลิกภาพเป็นสิ่งแรกที่จะปรากฎขึ้นต่อหน้ากลุ่มคนที่เราพูดด้วย บุคลิกเป็นความรู้สึกแรกที่ผู้คนจะรู้สึกต่อเรา ดังนั้นผู้พูดที่จะพูดได้อย่างน่าเชื่อถือจึงจะต้องเอาใจใส่ในบุคลิกภาพของตนเอง เริ่มตั้งแต่เครื่องแต่งกายที่ดี ดูสะอาดและสุภาพเรียบร้อยเหมาะสมต่อวาระและสถานที่อย่างดี ดูมีเสน่ห์และดูภูมิฐาน สดใสและแคล่วคล่อง  นอกจากนั้นยังจะต้องมีท่าทางและน้ำเสียงที่เหมาะสม  เช่นการพูดให้รู้สึกเป็นมิตร พูดให้น่าตื่นเต้น พูดให้รู้สึกไว้วางใจควรจะใช้น้ำเสียงเช่นไรจึงจะเหมาะสมท่าทางประกอบเมื่อพูดที่ดูดีไม่เกง้ก้างเกินไป รุ่มร่ามเกินไป หรือแข็งทื่อเกินไป ลักษณะของการเคลื่อนไหวร่างกายในส่วนต่าง ๆ เมื่อพูดก็ควรออกแบบให้ลงตัวเช่นกัน   2 เรื่องที่นำเสนอน่าสนใจ เรื่องที่เลือกมาใช้ในการพูด แม้จะเป็นเนื้อหาเดียวกันแต่หากมีการเลือกเปิดการพูด วิธีการดำเนินเนื้อหาที่แตกต่างกันก็จะทำให้มีความน่าเชื่อถือและน่าสนใจแตกต่างกัน แต่การพูดเนื้อหาให้น่าสนใจ คล้อยตามและประทับใจก็ต้องอยู่บนพื้นฐานของความจริงด้วย มีความจริง มีหลักฐานอ้างอิงได้ และที่สำคัญในการพูดให้เชื่อถือจะต้องมีน้ำเสียงที่หนักแน่นและข้อมูลให้ประโยชน์แก่ผู้ฟังหรือองค์กร มีการอ้างอิงข้อมูลที่น่าเชื่อถือจากแหล่งที่มาอันน่าเชื่อถือ เช่น ผลการสำรวจ ผลการวิจัย ข้อมูลจากสถิติ จากตำรา จากผู้เชี่ยวชาญ เข้ามาประกอบ เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ข้อมูลน่าเชื่อถือและไม่เกิดความสงสัยต่อผู้ฟัง   3การวิเคราะห์ผู้ฟัง การวิเคราะห์ผู้ฟังว่าเป็นกลุ่มคนใด มีสถานะ วัยและลักษณะเช่นไร เป็นสิ่งที่จำเป็นมากต่อการพูดให้น่าเชื่อถือ เพราะเราจะสามารถกำหลดเนื้อหา ลักษณะและวิธีการพูดให้สอดคล้องและเข้าไปในใจของผู้ฟังแต่ละกลุ่มได้จากการวิเคราะห์ผู้ฟังนี่เอง เมื่อพูดไปมในระหว่างการพูดก็เช่นกัน ควรมีการวิเคราะห์สีหน้าท่าทาง อากัปกริยาของผู้ฟังที่ตอบสนองการพูดของเรา และปรับเปลี่ยนในระหว่างพูดให้เกิดผลสัมฤทธิ์ดังที่ต้งการ   Read more about เทคนิกการพูดให้ดูน่าเชื่อถือ[…]