ควรเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอย่างไร

การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่จะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพต่องาน เป็นเครื่องมือให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร ในการประชุมที่มีประสิทธิภาพแรกเริ่มเลยต้องมาจากการเตรียมตัวก่อนการประชุมให้พร้อมเสียก่อน ทั้งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ดำเนินการประชุม   การเตรียมตัวก่อนประชุมของผู้ดำเนินการประชุมนับว่าเป็นบทบาทที่สำคัญมากสำหรับผู้ดำเนินการประชุม เพราะทั้งเนื้อหาที่นำมาประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม จะส่งผลให้การประชุมประสมความสำเร็จตามจจุดประสงค์ที่ตั้งใจ ผู้ดำเนินการประชุมและทีมงานที่เกี่ยวข้องจึงต้องมีการเตรียมตัวให้พร้อมเสียก่อนดังนี้คือ   1หารือเกี่ยวกับรายละเอียดและการกำหนดวันประชุม เริ่มจากต้องมีการหารือกันระหว่างประธานการประชุมและทีมงานจัดการประชุม กำหนดเนื้อหาและเรื่องที่จะประชุมและวันที่จะมีการประชุมเสียก่อน   2 ตรวจสอบผู้เข้าประชุม ควรจะสำรวจก่อนว่าใครบ้างที่ควรเข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุมควรจะเป็นคนที่เกี่ยวข้องกับการปฎิบัติงานและเนื้อหาของการประชุมจริง ๆ เท่าที่จำเป็น เพราะการมีคนเข้าประชุมมาก ๆ ไม่ได้หมายถึงการประชุมนั้นจะประสบความสำเร็จ แต่กลับเป็นการสูญเสียเวลาที่คนเหล่านั้นที่ไม่เกี่ยวข้องจะใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงาน   3 จัดเตรียมสถานที่และอุกรณ์ เมื่อทีมงานจัดการประชุมได้กำหนดเนื้อหา รูปแบบ ลักษณะการประชุมและจำนวนผู้เข้าประชุมแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเตรียมอุปกรณ์สถานที่ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในการประชุม อุปกรณ์อื่น ๆ เช่น อุปกรณ์โสต โต๊ะเก้าอี้ ห้องประชุม อาหารว่างเป็นต้น   4 แจ้งกำหนดแก่ผู้เข้าร่วมประชุม เมื่อเตรียมทุกอย่างพร้อมแล้ว ควรมีการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงวัน เวลา สถานที่ในการเข้าร่วมประชุมแต่เนิ่น ๆ และมีการแจ้งย้ำอีกครั้งเมื่อใกล้เวลาประชุม เมื่อถึงเวลาประชุมก็จะต้องมีเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเซ็นต์แสดงการเข้าร่วมประชุมด้วย   สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมก็ควรจะมีการเตรียมตัวก่อนการประชุมเช่นกัน เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเกิดผลมากที่สุดดังนี้คือ   1 หาข้อมูลความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่จะประชุม Read more about ควรเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอย่างไร[…]