ห้องประชุมที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร

ห้องประชุมจัดได้ว่าเป็นอีกส่วนที่มีความสำคัญต้องการดำเนินธุรกิจของทุกๆ ธุรกิจเป็นอย่างมาก เป็นห้องที่จะเกิดการเรียนรู้ การแบ่งปัน การสอบถาม การวางแผน และอื่นๆ อีกมากมายที่คนภายในบริษัทจะได้ร่วมกันมาพบปะพูดคุยเพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกันก็คือให้บริษัทสามารถก้าวต่อไปข้างหน้าได้อย่างสมบูรณ์แบบ เพราะฉะนั้นเรื่องของลักษณะห้องประชุมจึงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญไม่น้อย มันจะต้องเป็นห้องที่ถูกได้รับความสำคัญไม่แพ้กับห้องทำงานประเภทอื่นๆ เลย ไม่อย่างนั้นธุรกิจอาจก้าวไปแบบไม่เต็มที่ก็ได้

ลักษณะของห้องประชุมที่ดี

  1. ลักษณะการจัดโต๊ะต้องเหมาะสม – ต้องเข้าใจก่อนว่าการประชุมแต่ละอย่างก็จะมีความแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับวาระในการประชุมว่าเป็นเรื่องราวในลักษณะไหน เพราะฉะนั้นการจัดโต๊ะภายในห้องประชุมเองก็ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญไม่น้อยที่จะทำให้วาระการประชุมเรื่องต่างๆ เกิดประโยชน์สูงสุด ถ้าเป็นการประชุมเพื่อรับฟังการบรรยายหรือการมี Video Conference ก็ควรเลือกจัดแบบให้ทุกคนหันหน้าไปทางด้านหน้าเพื่อพุ่งเป้าความสนใจไปที่จุดนั้นเป็นหลัก แต่ถ้าหากเป็นการประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนพูดคุยกันก็อาจให้เป็นการนั่งแบบวงกลม วงรี ก็จะทำให้เกิดการสนทนาระหว่างกันที่ดีได้มากกว่า เป็นต้น
  2. อุปกรณ์ในห้องประชุมต้องมีความพร้อม – การใช้อุปกรณ์ต่างๆ ภายในห้องประชุมก็เป็นเรื่องที่ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ต้องทำกันไม่น้อย อุปกรณ์ต่างๆ ภายในห้องประชุมที่ดีก็ควรต้องมีอุปกรณ์ต่างๆ ที่พร้อมใช้งาน ไม่พังหรือเสียบ่อยๆ อย่างอุปกรณ์พื้นฐานที่ควรต้องมีก็คือ จอโปรเจคเตอร์สำหรับการนำเสนอ, ไมโครโฟน (ในกรณีที่เป็นห้องประชุมขนาดใหญ่, สแตนด์หรือโพเดียม, ช่อดอกไม้บนสแตนด์ เป็นต้น
  3. ห้องน้ำควรอยู่ใกล้ๆ กับห้องประชุม – ห้องประชุมที่ดีไม่ได้หมายความว่าจะต้องใส่ใจกับเรื่องภายในห้องประชุมเพียงอย่างเดียว เรื่องของห้องน้ำก็เป็นสิ่งสำคัญไม่น้อยเลยเหมือนกัน เพราะหากว่าห้องน้ำอยู่ใกล้กับห้องประชุมเวลาเกิดธุระหนักเบาก็จะรวดเร็ว ไม่ทำให้การประชุมขาดตอนนานเกินไป เป็นการรักษาเวลาในการประชุมอย่างหนึ่งด้วย
  4. ต้องมีความสะอาดอยู่เสมอ – ห้องประชุมที่ดีต้องมีความสะอาดในทุกๆ สัดส่วน ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องใช้งาน พื้น เพดาน ผนัง เพื่อบรรยากาศที่ดีในการประชุม ทำให้การประชุมเกิดความราบรื่น เหมาะสมที่จะใช้เป็นพื้นที่ในการประชุมเรื่องราวสำคัญต่างๆ มากมาย
  5. ประตูทางเข้าออกควรอยู่ด้านหลัง – เพราะการประชุมแต่ละครั้งสิ่งที่คนในห้องประชุมต้องให้ความสนใจมากที่สุดคือเนื้อหาที่ประชุมไม่ใช่การเดินเข้าออกของคนที่เข้าร่วมประชุม ประตูจึงควรอยู่ส่วนท้ายๆ ของห้องเพื่อที่เวลามีคนเข้าออกจะได้ไม่เป็นจุดสนใจจนเสียสมาธิในการประชุมไป

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *