ประโยชน์และความสำคัญของการประชุม

คำว่า”ประชุม” อาจจะเป็นสิ่งที่คนทำงานหลาย ๆ คนฟังแล้วเกิดความรู้สึกเบื่อ เอะอะอะไรก็ประชุม บางบริษัทหรือบางหน่วยงานมีการประชุมกันแทบจะทุกวัน เดี๋ยวฝ่ายโน้นฝ่ายนี้จัดประชุม สารพัดเรื่องราวและวาระที่มีการประชุมกัน สำหรับคนทำงานออฟฟิศหรือแม้แต่องค์กรใด ๆ ที่ที่ทำงานจัดการประชุมกันอยู่บ่อย ๆ ลองมาทำความเข้าใจกับการประชุมกันสักนิดว่า การประชุมมีประโยชน์และความสำคัญอย่างไรกัน ไม่แน่ว่าครั้งหน้าเมื่อต้องเข้าประชุมอาจจะทำให้เกิดทัศนคติใหม่ ๆ และรู้สึกดีกับการประชุมขึ้นมาก็ได้

 

ความสำคัญของการประชุม

1 เป็นช่วงเวลาที่คนทำงานร่วมกันจะได้ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการทำงานร่วมกัน

ลองคิดดูเล่น ๆ ว่าหากในการทำงานไม่มีการประชุมก็คงจะเกิดความวุ่นวาย ไม่มีการตกลงทำความร่วมกันของทีมงาน หรืออาจจะต้องเป็นการสื่อสารที่ยุ่งยากและใช้เวลาถ้าจะต้องบอกกล่าวสื่อสารกันเป็นรายคน การประชุมจึงช่วยให้คุณไม่ต้องเหนื่อยกับการสื่อสารกับทีมงานมากเกินไป และยังได้ทราบทัศนคติของผู้ร่วมงานในการทำงานแต่ละชิ้นทั้งภาพรวมและงานย่อยด้วย

 

2 การประชุมเป็นโอกาสในการถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจ

ความรู้และความเข้าใจของบุคลากรในองค์กรสำคัญมาก ทีมงานของคุณต้องการความรู้และความเข้าใจมากมาย การประชุมจะทำให้คนที่อยู่ในออฟฟิศเดียวกันทั้งในแผนกและทีมเดียวกันหรือต่างทีมได้รับความรู้ที่ตนอาจจะยังไม่รู้ หรือไม่เชี่ยวชาญในระหว่างการประชุม ทำให้ทุกคนได้รับประโยชน์ร่วมกัน

 

3 เป็นเครื่องมือของผู้บริหารงานในการทำงาน

แน่นอนว่าเมื่อเกิดการประชุมขึ้น หัวหน้างานก็สามารถติดตามงานตามวาระการประชุม ใช้ช่วงเวลาการประชุมในการสื่อสาร ลงนโยบายและอื่น ๆ ได้ ท่ามกลางทีมงานซึ่งหลาย ๆ ครั้งก็ให้ผลที่ดีมากกว่าการคุยกันส่วนตัวเท่านั้น

 

ประโยชน์ของการประชุม

1 มีประโยชน์ทำให้เกิดการทำงานเป็นทีมและความรับผิดชอบ

เช่นเมื่อทีมงานจะต้องทำงานสักโปรเจคหนึ่ง และมีการเรียกประชุมสมาชิกที่ร่วมงานกัน เพื่อเข้าประชุม ผู้ร่วมประชุมจะรู้สึกชัดเจนถึงการเป็นทีมงานและความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายผ่านวาระการประชุมกัน งานก็จะประสบความสำเร็จได้

 

2 เกิดความคิดสร้างสรรค์และวิธีการใหม่ ๆ

ในการประชุมที่มีการช่วยกันระดมความคิดหลาย ๆ คนก็จะทำให้เกิดไอเดียสร้างสรรค์ มีการนำเสนอและช่วยกันไตร่ตรองจนได้ข้อสรุปที่ดี ปัญหาต่าง ๆ ถูกแก้ไขด้วยความคิดที่มีร่วมกันเกิดความคิดและวิธีการใหม่ ๆ ขึ้นมาในการทำงาน ทำให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น

 

3 เป็นโอกาสในการติดตามงาน

เมื่อเกิดการประชุมก็จะมีวาระการติดตามงานจากการประชุมในครั้งก่อน ๆ ทำให้การทำงานไม่เกิดข้อผิดพลาดตกหล่น และยังเป็นการช่วยกระตุ้นให้ทีมงานเกิดความรับผิดชอบที่จะทำให้สำเร็จตามเป้าหมายและแผนงานที่ได้วางกันเอาไว้ด้วย

 

เมื่อได้ทราบถึงประโยชน์และความสำคัญของการประชุมแล้ว ทุกครั้งที่มีการประชุมคงจะทำให้หลายคนใช้โอกาสในการประชุมให้เกิดประโยชน์ต่องานได้เป็นอย่างดี

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *