ควรเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมอย่างไร

การประชุมเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่จะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพต่องาน เป็นเครื่องมือให้เกิดการทำงานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร ในการประชุมที่มีประสิทธิภาพแรกเริ่มเลยต้องมาจากการเตรียมตัวก่อนการประชุมให้พร้อมเสียก่อน ทั้งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ดำเนินการประชุม

 

การเตรียมตัวก่อนประชุมของผู้ดำเนินการประชุมนับว่าเป็นบทบาทที่สำคัญมากสำหรับผู้ดำเนินการประชุม เพราะทั้งเนื้อหาที่นำมาประชุมและบรรยากาศในห้องประชุม จะส่งผลให้การประชุมประสมความสำเร็จตามจจุดประสงค์ที่ตั้งใจ ผู้ดำเนินการประชุมและทีมงานที่เกี่ยวข้องจึงต้องมีการเตรียมตัวให้พร้อมเสียก่อนดังนี้คือ

 

1หารือเกี่ยวกับรายละเอียดและการกำหนดวันประชุม

เริ่มจากต้องมีการหารือกันระหว่างประธานการประชุมและทีมงานจัดการประชุม กำหนดเนื้อหาและเรื่องที่จะประชุมและวันที่จะมีการประชุมเสียก่อน

 

2 ตรวจสอบผู้เข้าประชุม

ควรจะสำรวจก่อนว่าใครบ้างที่ควรเข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุมควรจะเป็นคนที่เกี่ยวข้องกับการปฎิบัติงานและเนื้อหาของการประชุมจริง ๆ เท่าที่จำเป็น เพราะการมีคนเข้าประชุมมาก ๆ ไม่ได้หมายถึงการประชุมนั้นจะประสบความสำเร็จ แต่กลับเป็นการสูญเสียเวลาที่คนเหล่านั้นที่ไม่เกี่ยวข้องจะใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงาน

 

3 จัดเตรียมสถานที่และอุกรณ์

เมื่อทีมงานจัดการประชุมได้กำหนดเนื้อหา รูปแบบ ลักษณะการประชุมและจำนวนผู้เข้าประชุมแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนการเตรียมอุปกรณ์สถานที่ในการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในการประชุม อุปกรณ์อื่น ๆ เช่น อุปกรณ์โสต โต๊ะเก้าอี้ ห้องประชุม อาหารว่างเป็นต้น

 

4 แจ้งกำหนดแก่ผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อเตรียมทุกอย่างพร้อมแล้ว ควรมีการแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบถึงวัน เวลา สถานที่ในการเข้าร่วมประชุมแต่เนิ่น ๆ และมีการแจ้งย้ำอีกครั้งเมื่อใกล้เวลาประชุม เมื่อถึงเวลาประชุมก็จะต้องมีเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเซ็นต์แสดงการเข้าร่วมประชุมด้วย

 

สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมก็ควรจะมีการเตรียมตัวก่อนการประชุมเช่นกัน เพื่อให้การประชุมเป็นไปได้อย่างราบรื่นและเกิดผลมากที่สุดดังนี้คือ

 

1 หาข้อมูลความรู้เกี่ยวกับเรื่องที่จะประชุม

แน่นอนว่าเมื่อได้รู้หัวข้อในการประชุมและได้เข้าร่วมประชุมในฐานะที่เกี่ยวข้อง เป็นสมาชิกและเป็นทีมงานก็ควรจะมีความรู้ความเข้าใจในเบื้องต้นเกี่ยวกับเนื้อหาและเรื่องที่จะประชุมด้วย

 

2 จัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้อง

หากผู้เข้าร่วมประชุม มีเนื้อหาหรือส่วนใดของงานที่จะต้องร่วมรายงาน ร่วมตอบคำถามหรือแจ้งขอความร่วมมือใด ๆ ก็ให้จัดเตรียมให้พร้อมเพื่อเข้าร่วมประชุมด้วย

 

3 ไปให้ตรงเวลาและพร้อมต่อการร่วมประชุม

การเข้าร่วมประชุมอย่างตรงต่อเวลา นับเป็นหน้าที่หลักของผู้เข้าร่วมประชุมเพราะการประชุมจะเริ่มขึ้นได้อย่างตรงเวลาและเลิกตรงเวลา มีช่วงเวลาในการประชุมที่เพียงพออย่างที่ผู้จัดการประชุมได้เตรียมการณ์ไว้ และผู้เข้าร่วมประชุมที่ตรงเวลาก็จะไม่พลาดเนื้อหาในการประชุมใด ๆ

 

ทั้งผู้จัดการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมหากมีการเตรียมตัวอย่างตั้งใจก็เชื่อแน่ว่าการประชุมทุก ๆ ครั้งย่อมจะสัมฤทธิ์ผลตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจอย่างแน่นอน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *