การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร

ในหลายครั้งเมื่อคุณอยู่ในการประชุมเคยมีความรู้สึกว่ากำลังใช้เวลาการทำงานให้หมดไปอย่างไร้ประโยชน์หรือเปล่า เคยมีบ้างไหมที่รู้สึกเบื่อกับการเข้าประชุม นั่นอาจจะเป็นเพราะการประชุมของคุณเป็นการประชุมที่ยังขาดซึ่งประสิทธิภาพที่ควรจะเป็นไป  แล้วการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นอย่างไรกัน การประชุมที่มีประสิทธิภาพควรเป็นเช่นนี้คือ

 

1 ประชุมในวาระและโอกาศที่จำเป็นและได้ประโยชน์แท้จริง

ก่อนที่จะจัดให้มีการประชุมใด ๆ ก็ตามในองค์กร อย่าทำการประชุมเพียงเพราะคิดว่าในการทำงานทุกครั้งจะต้องมีการประชุมบ่อย ๆ  แต่ให้ลองใคร่ครวญถึงความจำเป็นในการใช้เวลาประชุม เพราะเวลาในการประชุมหากเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ให้ประโยชน์มากเพียงพอ ให้พนักงานเอาเวลาเข้าประชุมมาปฎิบัติงานจะมีประโยขน์และได้เนื้องานมากกว่า ดังนั้นก่อนทำการประชุมควรจะตั้งคำถามว่า เนื้อหาที่จะพูดในที่ประชุมเป็นการสื่อสารทางเดียวหรือเป็นการสื่อสารสนทนากันหลายทาง ถ้าเป็นเพียงประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบ อาจจะใช้วิธีสื่อสารผ่านไลน์กลุ่ม อีเมล หรือจดหมายแจ้งก็ได้ ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาประชุม

 

2 ผู้ร่วมประชุมเป็นใคร

เมื่อได้พิจารณาแล้วว่าควรจะต้องมีการประชุมเกิดขึ้น เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและความเข้าใจในการทำงานในทางเดียวกันร่วมกัน สิ่งต่อมาที่ต้องพิจารณาคือใครบ้างที่ควรจะเข้าร่วมการประชุมครั้งนี้  ผู้ที่เข้าร่วมการประชุมควรจะเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องและมีผลต่อเนื้อหาในการประชุมหรือในงานนั้น ๆ จริง ๆ การประชุมคนจำนวนมากไม่ใช่การประชุมที่ดีหรือเกิดผลเสมอไป แต่การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องและมีผลต่องานจริงๆต่างหากที่จะเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

 

3 ใส่ใจในเนื้อหาที่จะประชุม

เนื้อหาการประชุมเป็นปัจจัยหลัก ๆ สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ การประชุมไม่ควรจะมีวาระแจ้งให้ทราบที่มากมายเยิ่นเย้อ หรือวาระการเยินยอกล่าวชมผลงานที่ทำให้เสียเวลามากเกินไป มีได้บ้างแต่ควรกระชับ นอกจากนั้นการประชุมไม่ใช่เวทีที่จะมาตำหนิติเตียนฝ่ายนั้นฝ่ายนี้หรือโต้แย้งแก้ตัวกัน เพราะถ้าเป็นเช่นนั้นบรรยากาศการประชุมจะไม่สร้างสรรค์และทำให้ผู้เข้าประชุมรู้สึกเบื่อและขยาดได้

 

4 การมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุม

การประชุมจะมีประสิทธิภาพแท้จริง ผุ้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรมีบทบาทในการประชุมด้วย อาจจะจัดสรรให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนเป็นผู้นำในวาระต่าง ๆ หรือจัดเตรียมความคิดเห็นของตนล่วงหน้าในการประชุมก็ได้ เพื่อให้ทุกคนกระตือรือร้นและใส่ใจในการประชุม นอกจากนั้นการประชุมทุกครั้งควรมีการบอกกล่าวให้ทราบถึงผลลัพท์ที่ต้องการได้จากการประชุมในแต่ละครั้งด้วย

 

ถ้าบรรยากาศรวมถึงเนื้อหาในการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการประชุมทุก ๆ ครั้งก็จะเป็นการประชุที่สัมฤทธิ์ผลและเป็นการใช้เวลาในการทำงานให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแท้จริง

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *